Der Austausch von Informationen/Dokumenten zwischen Geschäftspartnern erfolgt(e) zum einen postalisch in Papierform, elektronisch per Fax über das Telefonnetz oder elektronisch in Form von digitalen Dokumenten (Dateien) per elektronischer Post (E-Mail) über das Internet (WWW).
Sicherer Austausch bedeutet, das zum einen sichergestellt ist, dass das Dokument während der Übertragung nicht verändert/manipuliert wurde und die Quelle des Dokuments auch tatsächlich der vermutete Absender ist. Zum anderen muss der Inhalt des Dokumentes vertraulich bleiben.
Es gibt zwar in Deutschland ein sog. Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnis aber es kann davon ausgegangen werden, das man sich darauf heute nicht mehr verlassen kann.
Das Faxgerät wird zum Auslaufmodell. Selbst große Unternehmen stellen keine Telefonnummern für den Fax-Empfang mehr zur Verfügung. Seit der Umstellung der Telefonnetze vom analogen Betrieb auf IP-Technologie gelten auch hier die Risiken des Internets (WWW).
Bleibt also nur die elektronische Post (E-Mail), bei der man selber für die Einhaltung der Integrität und Vertraulichkeit der digitalen Dokumente sorgt, wenn man das für die darin enthaltene Information für notwendig hält. Sind personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten, sollte das zum Standard werden.
Die Lösung besteht in der Signierung/Verschlüsselung auf Dokumentenebene (Datei, E-Mail Anhang), die unabhängig vom Betriebssystem der Arbeitsplatzsysteme und vom den verwendeten E-Mail-Programmen sind. Das mag auf der einen oder anderen Stelle etwas mehr Aufwand erfordern, ist aber in der Benutzung transparenter und auch leichter auf die Kommunikationspartner übertragbar. Dabei kommt Open Source Technologie (Protokolle und Software) zum Einsatz.
Stand 08.01.2024 15:00, (c) Ideenbüro Wagner, Alle Rechte vorbehalten